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Programa de Integridade
O tema material Integridade, Riscos e Combate à Corrupção é considerado estratégico, segundo nosso Planejamento Estratégico ESG. Para atender a este tema, implementamos um robusto Programa de Integridade (PT-BR / ENG), que vem sendo aperfeiçoado constantemente ao longo dos anos para se manter adequado apesar das rápidas mudanças que acontecem na sociedade e no ambiente de negócios. As diretrizes, princípios e responsabilidades que deverão ser observados no desempenho de nossas atividades são estabelecidas em um Código de Conduta e em diferentes políticas sobre temas específicos, como Anticorrupção, Auditoria Interna, Privacidade, entre outros.
Contamos ainda com ferramentas para a prevenção e/ou detecção de eventuais infrações, como o Canal de Denúncias e a Ouvidoria (Saiba mais aqui). Todos os procedimentos de supervisão, monitoramento e funcionamento desses mecanismos de integridade ficam a cargo do nosso Departamento de Compliance.
Nossos colaboradores e parceiros, incluindo os conselheiros, diretores, administradores, gestores, acionistas, colaboradores, fornecedores, prestadores de serviços, clientes e pessoas ou entidades com quem nos relacionamos, devem observar os princípios éticos que norteiam nossa conduta empresarial, além de disseminá-los para a nossa rede de relacionamento.
Integridade e conformidade
GRI 2-26, 2-27, 3-3, 205-1, 205-3
Mantemo-nos reconhecidamente comprometidos com os mais elevados padrões de ética e integridade em nossas práticas assistenciais e transações comerciais. De forma indissociável de nosso dia a dia, mantemos um modelo de atuação de negócio totalmente baseado em compliance e contamos com uma série de mecanismos e procedimentos internos com o objetivo de prevenir, detectar e corrigir quaisquer desvios, como fraudes e atos ilícitos praticados contra a administração pública. Nosso Código de Conduta, atualizado no último ano, é uma peça essencial por trazer as diretrizes que devem ser seguidas por todos os nossos públicos.
Uma Política Corporativa Anticorrupção, estabelecida desde 2017, contribui para a prevenção de ocorrências de suborno e corrupção, permitindo nossa resposta ágil a eventuais condutas ilegais observadas. Em complemento, contamos com normas corporativas específicas que regem sobre o recebimento de brindes, presentes e hospitalidade; a participação em patrocínios, parcerias e doações; e o relacionamento e acordos com o Poder Público. Todas as operações submetidas à análise de compliance são avaliadas quanto aos riscos relacionados à integridade, corrupção e questões éticas são supervisionadas pelo Comitê de Auditoria.
As políticas e procedimentos anticorrupção são comunicados por e-mails, em grupos de gestores e em treinamentos, presenciais ou em plataforma EAD. Atualmente, mais de 80% de nossos colaboradores estão com seu treinamento atualizado no tema. Terceiros e prestadores de serviços também são convidados a participar dos treinamentos presenciais. Em relação aos fornecedores, mantemos cláusulas contratuais em nossos contratos, além da Política Anticorrupção divulgada em nosso website e aplicável a todos que se relacionam com a Rede D’Or.
Com base em todas as práticas citadas na página 58 deste relatório, consideramos que 100% das operações são avaliadas quanto aos riscos de corrupção (páginas 28 e 52), de acordo com a Política Corporativa Anticorrupção e o Programa de Integridade da Rede D’Or. A estrutura normativa interna da companhia formaliza os procedimentos previstos para identificação destes riscos, estabelecendo os processos e direcionando as ações para mitigação de eventuais impactos [GRI 205-1].
Nota: Neste capítulo, fornecemos uma visão contextual de impactos identificados em processo de avaliação de impacto para o tópico "Privacidade do Cliente" do tema Integridade, Risco e combate a corrupção. Para tanto, foi descrita a relevância destes impactos para nossos negócios, suas medidas de gerenciamento e eficácia e envolvimento com stakeholders.
Não foram identificados impactos positivos, contudo identificamos como impacto negativo real "Falhas na conduta ética [GRI 3-3].
Conformidade social e ambiental com leis e regulamentos
GRI 2-23, 2-27, 3-3
A Diretoria de Riscos e Controles Internos monitora continuamente os riscos de conformidade. As disposições relacionadas à conformidade social e/ou ambiental a serem observadas estão nas cláusulas de obrigações das minutas contratuais. O descumprimento a qualquer cláusula ou condição do contrato sujeita a parte infratora a multa.
O valor de multas no período e sanções não monetárias pode ser encontrado no formulário de referência (processos sigilosos ou não sigilosos), nos itens 4.4, 4.5 e 4.6 ou no item 24 das Demonstrações Financeiras 4T23.
Ressaltamos que se trata de processos ainda em trâmite legal.
Até 31 de dezembro de 2022, o valor total provisionado para os principais processos judiciais, administrativos e arbitrais (não sigilosos) e classificados com probabilidade de perda provável era de R$ 1,4 milhão. Ainda não se tem os provisionamentos de 2023, visto que estarão descritos e publicados no Formulário de Referência 2024 da Rede D'Or.
Os principais processos judiciais, administrativos e arbitrais (não sigilosos) estão disponíveis no item 4.4 do Formulário de Referência , entretanto não foram identificados os números totais de não conformidades com a legislação e regulamentos, e valores de multas incorridas no período do relatório.
O grau de significância dessas não conformidades está atrelado ao grau dos riscos organizacionais, o que está previsto em metodologia descrita em normativo interno da Companhia.
Número total e natureza dos casos confirmados de corrupção (205-3): Em 2021, 2022 e 2023 não houve ocorrência do tipo nos períodos.
Horas
em capacitação sobre ética
Penalidades
GRI 3-3
Violações às regras do nosso Código de Conduta ou de nossas políticas e procedimentos internos podem ser punidas com advertência verbal ou escrita, suspensão ou o encerramento do vínculo de trabalho, de acordo com a gravidade do caso – além de penalidades civis e criminais em caso de condutas que violem também a legislação.
No caso de violações envolvendo fornecedores ou colaboradores terceirizados, é feita notificação ao seu empregador informando o ocorrido e exigindo providências imediatas – podendo haver comunicação às autoridades no caso de prática de atos ilícitos.
Canal de Denúncias
GRI 2-25, 2-26, 3-3, 205-3, 406-1
Contamos um canal independente, operado por uma empresa especializada, para denúncias de eventuais irregularidades envolvendo a Rede D’Or. O anonimato é garantido e o canal está disponível para qualquer pessoa, 24 horas por dia, 7 dias por semana. Casos sensíveis ou de difícil resolutividade são encaminhados para o Comitê de Assessoramento da Governança Corporativa.
Em complemento, a nossa Ouvidoria também está disponível para o público externo e atua como um canal de intermediação de relações de conflito entre a Companhia e seus clientes, além de servir às comunidades de entorno das unidades hospitalares.
Em 2023, recebemos 4.707 denúncias, o que representa um aumento de aproximadamente 43% em relação a 2022. O desempenho está relacionado a campanhas para adesão ao código e aos treinamentos presenciais. A tipologia com maior ocorrência foi o desvio de comportamento, com 1.396 relatos. Após apurações, concluiu-se que 33% dos registros eram procedentes ou parcialmente procedentes, tendo sido aplicadas as medidas cabíveis. Não houve caso confirmado de corrupção.
Especificamente com o tema discriminação, foram recebidas 110 denúncias, sendo que 29% foram concluídas como procedentes ou parcialmente procedentes e tiveram as medidas internas, disciplinares e operacionais aplicadas. O aumento de registros em relação a 2022 pode ser explicado pelo reforço na comunicação do Canal de Denúncias, bem como ao fato do tema ter sido tratado de forma mais recorrente nos treinamentos presenciais, realizados pela equipe de Compliance e pela área de Diversidade e Inclusão.
Com relação às comunidades locais, tivemos 71 reclamações relacionadas a ruído, sendo as queixas originadas por 21 (30%) de nossas unidades hospitalares. Todas foram direcionadas e tratadas.
Uma vez direcionados os relatos realizados através do canal de denúncias aos responsáveis pela apuração, a área de Compliance realiza um monitoramento da realização de cada um deles junto aos mesmos, avaliando as ações realizadas. A eficácia do mecanismo de denúncias é realizada por meio de acompanhamentos dos indicadores que são monitorados sistematicamente pelo Departamento de Compliance por meio do canal de denúncias.
Canais de Denúncias
Casos envolvendo Rede D’Or e Richet
Telefone
0800 377 8031
Site
www.canalconfidencial.com.br/canalconfidencial
E-mail canaldedenu[email protected]
Casos envolvendo a D’Or Consultoria
Telefone
0800 450 4510
Site
www.canalconfidencial.com.br/dorconsultoria
E-mail
[email protected]
Casos envolvendo a D’Or Consultoria
Telefone
0800 025 8846
Cultura de integridade
GRI 3-3, 205-2
Assegurar a disseminação e plena compreensão da nossa Política de Compliance, garantindo não apenas a aderência às regras da Companhia, mas também a nossos princípios éticos, por todos os mais de 71 mil colaboradores, entre próprios e terceirizados, é um dos nossos principais desafios.
Por meio da Academia Rede D’Or (nossa plataforma de EAD), anualmente realizamos diversos treinamentos obrigatórios, sem distinção de cargo, em temas como compliance, anticorrupção, Direitos Humanos e de atualização do Código de Conduta. Em 2023, oferecemos ainda uma capacitação em questões relacionadas a ética, que abrangeu um total de 16.474 pessoas, em mais de 11 mil horas. Em complemento, foram realizadas diversas auditorias regulares de padrões éticos, cujo acompanhamento ocorreu por meio de processos estabelecidos em nosso Programa de Integridade, como Canal de Denúncias, reportes das unidades e avaliações por iniciativa da área.
Em caso de dúvidas em relação às questões éticas, os colaboradores podem optar por contato presencial, telefônico ou pelo e-mail [email protected]. As unidades contam também com pontos focais definidos pela direção e treinados pelo nosso time de Compliance.
Em 2023, oferecemos uma capacitação relacionada a ética, que abrangeu 16.474 pessoas, em mais de 11 mil horas.
Conflito de interesses
GRI 2-15
Adotamos uma Norma Corporativa de Conflito de Interesses que visa orientar colaboradores e parceiros acerca da necessidade de evitar qualquer situação na qual um possível interesse pessoal conflite com as obrigações que possuem com nossos princípios ou potencialmente entre em conflito com a Rede. Desaprovamos qualquer tipo de uso inadequado do cargo ou do relacionamento de negócio da Companhia para obtenção de benefício ou vantagem pessoal nas relações com terceiros. Todas as atividades de negócios, investimento pessoal ou trabalho que possam conflitar com a habilidade do colaborador realizar suas responsabilidades com a Companhia devem ser comunicadas, avaliadas e gerenciadas. Saiba mais em nosso Código de Conduta.
Adicionalmente, implementamos a Política de Transação com Partes Relacionadas, que estabelece regras e procedimentos para assegurar que todas as decisões envolvendo transações com partes relacionadas sejam tomadas tendo em vista os interesses da Companhia e de seus acionistas e sempre em conformidade com os requisitos de competitividade, conformidade, transparência, equidade e comutatividade.
O nosso Estatuto Social e a Lei das Sociedades por Ações estabelecem, ainda, que não poderá ser eleito como administrador, salvo dispensa em Assembleia Geral de Acionistas, quem tiver interesse conflitante com a Companhia.
Caso seja identificada, por qualquer membro da administração da Companhia ou de qualquer de suas controladas ou subsidiárias, qualquer matéria que possa dar ensejo a qualquer conflito de interesse entre a Companhia e qualquer parte relacionada, tal pessoa deve, obrigatoriamente, manifestar as razões de tal conflito de interesses ao Departamento de Compliance da Companhia antes da situação de conflito de interesses ser concretizada e se abster de participar do processo decisório envolvendo a operação social, negócio ou transação que possa representar uma eventual situação de conflito de interesses. As situações que devem ser declaradas formalmente e previamente aprovadas constam no item 11.2 do Formulário de Referência 2023 (páginas 484 a 486).
